MANUFACTURAS ELIOT S.A.S., PASH S.A.S y ADOTEX .S.A.S (en adelante conjuntamente las “COMPAÑIAS”), buscan ser buenos ciudadanos corporativos en todos los aspectos de sus operaciones y actividades. Para lograr este fin las COMPAÑÍAS han reunido una serie de principios que sirvan de guía a los colaboradores en todos los aspectos relacionados con su trabajo. Estos principios han sido desarrollados teniendo como base las mejores prácticas, incluyendo guías tales como la Declaración Universal de los Derechos Humanos de las Naciones Unidas y las guías para negocios multinacionales de la Organización para la Cooperación económica y el Desarrollo (OECD).
Este Código establece los siguientes PRINCIPIOS Y POLÍTICAS GENERALES en relación con lo que las COMPAÑÍAS “piensan, exigen y esperan” de sus directivos, colaboradores y relacionados, en materia de comportamiento ético y conducta a seguir dentro de la organización y los medios que utilizará para asegurar su cumplimiento, así:
1.Todos los negocios, decisiones comerciales y relaciones con las personas internas y externas se manejarán bajo estricto cumplimiento de las leyes y regulaciones que le sean aplicables y de las políticas internas de las COMPAÑÍAS.
2.Como política general, todas las actuaciones y actividades de las COMPAÑÍAS, la Asamblea de Accionistas, los administradores y directivos, empleados/colaboradores directos o indirectos, contratistas, proveedores y, en general, de cualquier actuación de personas que tengan algún vínculo con las COMPAÑÍAS, se realicen dentro de los más altos estándares de integridad y en cumplimiento estricto de las leyes, regulaciones, auto-regulaciones, convenios inter-gremiales y convenios internacionales, que le sean aplicables.
3.Las contrataciones y operaciones realizadas por LAS COMPAÑIAS., se rigen por los principios de Buena Fe, Transparencia, Calidad, Oportunidad, Responsabilidad y Selección Objetiva de los Proveedores y clientes. Todos los procesos de compras, ventas y contrataciones deben llevarse a cabo aplicando los lineamientos establecidos en el presente código, así como los procedimientos definidos para la vinculación de cada una de las contrapartes a fin de minimizar y administrar los riesgos.
4.Actuar bajo la filosofía de “Cero tolerancia” con aquellos actos que vayan en contra de los principios de las COMPAÑÍAS, incluyendo corrupción, soborno, lavado de activos, contrabando, tráfico de estupefacientes, tráfico de sustancias para el procesamiento de narcóticos, terrorismo, financiación del terrorismo, tráfico de armas y cualquier otro tipo de práctica corrupta o actividad delictiva.
5.Los empleados/colaboradores directos e indirectos de las COMPAÑÍAS cubiertos bajo el presente Código, que incumplan las políticas y reglas establecidas en el mismo, estarán sujetos a sanciones disciplinarias muy drásticas, incluyendo el despido justificado.
6.El incumplimiento del presente Código por las demás contrapartes o partes interesadas puede implicar la terminación de contratos o vínculos comerciales con las COMPAÑIAS.
7.Divulgar el presente Código de Ética y Conducta entre a todos sus colaboradores y grupos de interés.
8.Habilitar canales de denuncia y línea ética para realizar consultas sobre el presente Código y denunciar actividades ilícitas.
9.Las COMPAÑíAS. conducirán los negocios de tal manera que se asegure:
•Transparencia en las relaciones y prácticas de los negocios.
•Prácticas éticas en los negocios en todas las operaciones.
•Adherencia estricta a las leyes y regulaciones nacionales.
•Tratamiento justo a empleados, clientes y en general a todas las contrapartes.
•Altos estándares en todo lo relacionado con la salud, la seguridad y el ambiente.
10.Conflicto de Interés: Si, como proveedor, cliente o contratista, se encuentra en un potencial conflicto de interés o en una situación en la cual los intereses personales de los empleados o relacionados entren en conflicto real o aparente con los intereses de las COMPAÑíAS tal situación debe ser reportada al superior dentro de la organización o al Oficial de Cumplimiento.
11.Manejo cuidadoso de información privilegiada:
(i) Los empleados/colaboradores y relacionados que, por razón de sus posiciones, tengan acceso a información privilegiada o confidencial de los clientes, las COMPAÑÍAS, terceros o empleados, no deben revelar esta información a personas no autorizadas o que puedan sacar ventaja personal de la misma. Esta información sólo debe ser utilizada para la realización de su propio trabajo y únicamente en desarrollo de la relación comercial o contractual con la contraparte.
(ii) Se deben respetar las disposiciones sobre el manejo de la información confidencial de las COMPAÑÍAS. El no hacerlo puede acarrear acciones disciplinarias.
(iv) Los empleados/colaboradores deben usar los sistemas de información de las COMPAÑÍAS, internet, intranet, correo y otros sistemas, para fines laborales únicamente. Está estrictamente prohibido el uso de estos sistemas para adquirir, producir o diseminar contenidos pornográficos o material similar, incluyendo el uso de lenguaje abusivo o imágenes ofensivas.
12.Recibo de regalos, dádivas con el objeto de evitar sobornos:
(i)Los empleados/colaboradores directos o indirectos de las COMPAÑÍAS, no podrán aceptar regalos (dinero, vacaciones, casas de campo, muebles o equipos electrónicos, entretenimiento, precios u ofertas comerciales especiales para el individuo o sus parientes, etc.) de clientes, proveedores o terceros que presten cualquier tipo de servicio a las COMPAÑÍAS, para que “haga o deje de hacer” maniobras que puedan comprometer a las COMPAÑÍAS en actividades ilícitas.
(ii)Si el recibo del regalo es inevitable (por ejemplo, para no desairar a un cliente o deteriorar la relación) éste debe recibirse, reportando el hecho al jefe respectivo.
13.Prácticas equitativas de empleo:
En la formulación de sus políticas de empleo las COMPAÑÍAS han tomado como guía la legislación pertinente en Colombia, o en el país donde desarrolle sus actividades, así como el marco de referencia establecido por la OECD en sus guías para los negocios multinacionales.
Para estos efectos las COMPAÑÍAS:
•Apoyan la Declaración Universal de los Derechos Humanos en todas sus esferas de influencia.
•Se aseguran de que los aspirantes a empleos no sean discriminados en razón de sexo, estado marital, orientación sexual, raza, color, creencias religiosas, nacionalidad u origen étnico.
•Consideran la discriminación directa o indirecta, la victimización, el acoso y hostigamiento como un asunto serio. Los empleados que violen esta política serán objeto de procedimientos disciplinarios.
•No usan ni promueve el trabajo forzado y el trabajo infantil.
•Se aseguran de que los empleados puedan asociarse libremente.
•Cumplen estrictamente las leyes del país que regulan los estándares de trabajo.
•Las COMPAÑÍAS llevan registros de nómina y de asistencia para documentar el pago de los salarios y horas trabajadas por cada empleado.
14.Lugar de trabajo Saludable y seguro:
Las COMPAÑÍAS tienen como objetivo ofrecerle a cada empleado un lugar seguro de trabajo. Todas las áreas de las COMPAÑÍAS deben cumplir con las reglas de salubridad y seguridad local.
Las COMPAÑÍAS registran todos los accidentes y/o incidentes y los investiga para determinar si se requiere establecer acciones preventivas para evitar y prevenir futuros accidentes.
15.Política Ambiental:
Las COMPAÑÍAS entienden que sus actividades afectan el entorno y las comunidades en las cuales funcionan. Creemos que tenemos la responsabilidad de identificar y manejar estos impactos lo más rápido posible. Estamos comprometidos con el mejoramiento continuo de nuestro funcionamiento ambiental, así como promoveremos mejores prácticas en la sostenibilidad corporativa.
Todos los empleados están informados de la política y se animan a contribuir al logro de sus objetivos.
Las COMPAÑÍAS apuntan a:
•Reducir al máximo los impactos medio-ambientales de las operaciones existentes y asegurar que los impactos de las nuevas operaciones sean totalmente evaluados y reducidos antes de su iniciación.
•Reducir el consumo de materiales en todas las operaciones, donde sea posible,reutilizar el material en vez de eliminarlo o botarlo, genera hábitos de reciclaje y el uso y empleo de materiales reciclados.
•Procuran mejorar la eficiencia energética en las instalaciones y hacer buen uso de la energía en todas las operaciones.
•Presentar programas que apunten a reducir al máximo la basura.
•Eliminar la basura de una manera responsable.
•Trabajar con proveedores para reducir el impacto de sus operaciones sobre el entorno.
•Monitorear el progreso del proceso.
16.Actitud prudente al control:
•Las COMPAÑÍAS, seleccionarán cuidadosamente todos los clientes y contrapartes con quienes realice cualquier tipo de negocio u operación comercial. Para el efecto, dentro de los procesos internos de control y prevención de actividades delictivas, las COMPAÑÍAS establecerán políticas y procedimientos específicos que describirán las responsabilidades de los empleados, procesos de selección y conocimiento de clientes, contrapartes y relacionados, seguimiento de transacciones, procesos de identificación de operaciones inusuales o sospechosas, señales de alerta y mecanismos de reporte y terminación de relaciones.
•Las políticas de conocimiento del cliente se extienden también a empleados, contratistas, proveedores, y en general, a cualquier persona natural o jurídica con la cual las COMPAÑÍAS vayan a tener algún tipo de relación laboral o comercial (contrapartes).
17.Manejo responsable de la imagen de la empresa: Los empleados/colaboradores directos o indirectos y cualquier persona natural o jurídica vinculada con las COMPAÑÍAS, o que actúe en representación de éstas que observe, se entere, sospeche o sea incitado a cometer un acto violatorio de las leyes, regulaciones, autorregulaciones o las políticas establecidas en el presente Código de Ética sy las demás políticas de las COMPAÑÍAS, deben reportarlo de inmediato por cualquier vía al Oficial de Cumplimiento responsable del Sagrilaft y el Programa de Transparencia y Ética Empresarial – PTEE, sin temor a ningún tipo de represalia.
18.Colaboración constante con las autoridades: Con el propósito de garantizar un mayor grado de colaboración con las autoridades, las COMPAÑÍAS, conservarán los documentos y registros relativos al cumplimiento de las normas sobre prevención y control de conductas ilícitas o que pudieran vincularse con corrupción, soborno o soborno transnacional de acuerdo con lo establecido en el Manual Sagrilaft y en el Manual PTEE.
19.Disposición a la prevención, detección y control a las actividades delictivas o contrarías a la ética:
•Las COMPAÑÍAS, se comprometen a cumplir rigurosamente los mecanismos de control y prevención de lavado de activos, financiación del terrorismo, soborno y corrupción que se acogen en el SAGRILAFT y PTEE implementados por las COMPAÑÍAS. De igual forma, su incumplimiento generará las sanciones igualmente previstas en el SAGRILAFT y PTEE, las cuales van desde llamados de atención al colaborador que incumpla hasta su despido por justa causa en caso de ser necesario. Las COMPAÑÍAS, se comprometen a anteponer la observancia de los principios éticos al logro de las metas comerciales y a cumplir con las políticas establecidas en el SAGRILAFT y PTEE.
•Las COMPAÑÍAS trabajan activamente en la detección de malas prácticas en el lugar de trabajo, con atención específica a aquellas prácticas relacionadas con conflictos de interés, sobornos, corrupción y fraude.
20.Canales de consulta:
Las COMPAÑÍAS ponen a disposición de todos los empleados, socios comerciales y terceros canales de consulta para responder a cualquier duda o inquietud relacionada con temas de corrupción, para lo cual se deberá comunicar con el “Anticorruption Officer” de LAS COMPAÑÍAS cuyas funciones están a cargo del Oficial de Cumplimento SAGRILAFT y PTEE.
21.Canales de denuncia:
Las COMPAÑÍAS también ponen a disposición de todos los empleados, socios comerciales y terceros los canales de denuncia, a través del que se pueden reportar las conductas irregulares que observe, se entere, sospeche o sea incitado a cometer, o un acto violatorio de las leyes, regulaciones, autorregulaciones o las políticas establecidas en el presente Código de ética y las demás políticas de las COMPAÑIAS.
La información reportada se manejará de forma confidencial.
En caso de que tenga sospechas o indicios de corrupción, las COMPAÑÍAS invitan a que lo denuncie de forma inmediata.
Las COMPAÑIAS disponen de los siguientes correos electrónicos como canales de denuncia:
Para MANUFACTURAS ELIOT y ADOTEX se cuenta con el siguiente correo: oficialcumplimiento@patprimo.com.co
Para PASH: oficialdecumplimiento@pash.com.co
El Oficial de Cumplimiento trata las informaciones, reporte y/o denuncias, así como la documentación suministrada, con la máxima confidencialidad. Asimismo, con mantenimiento del anonimato del denunciante.
Por parte de las COMPAÑIAS. no se producirán represalias respecto a los denunciantes que hayan informado de buena fe.
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